AufgabenAufgabenDie Aufgaben finden Sie im Menü auf der linken Seite in Form eines Klemmbretts mit der Überschrift „Aufgaben“. In der Standardeinstellung sehen Sie jetzt eine Liste Ihrer eigenen Aufgaben.
Die Aufgaben werden in zwei Bereiche eingeteilt: „Aktuell“ und „Für später“. Unter Für später werden alle Aufgaben einsortiert, die auf Wiedervorlage liegen, oder deren Vorbedingungen noch nicht erfüllt wurden.
In der Liste bekommen Sie zu jeder Aufgabe den Titel, den verantwortlichen Mitarbeiter und die Deadline angezeigt. Die Priorität einer Aufgabe erkennen Sie an Ihrer Hintergrundfarbe, wobei Rot hohe Priorität, Gelb mittlere Priorität und Grün niedrige Priorität bedeutet. Wenn die Deadline in Rot angezeigt wird, bedeutet dies, dass die Aufgabe bereits überfällig ist. Das Symbol am Anfang jeder Zeile zeigt, ob man die Aufgabe selber erledigen muss (Hammer-Symbol), ob man die Aufgabe lediglich überwachen muss (Auge-Symbol) oder ob eine Aufgabe, die man überwachen muss abgeschlossen wurde und abgesegnet werden muss (Stern-Symbol).
Durch das klicken auf eine Aufgabe wird diese in der Ansicht geöffnet.
Auf der linken Seite finden Sie die Schaltflächen, um eine neue Aufgabe anzulegen, das Archiv von abgeschlossenen Aufgaben einzusehen, die Aufgabenliste auszudrucken und Sie können hier die Ansicht ändern.
Die Sortierung der Liste kann auf folgende Spalten eingestellt werden: „Intelligente Sortierung“, „Wichtigkeit“, „Verantwortlicher“, „Deadline“ und „Aufwand“.
Die Intelligente Sortierung ist die Standardeinstellung und versucht jeder Aufgabe eine relative Wichtigkeit zu geben, damit auch Aufgaben mit niedrigerer Priorität oben in der Liste angezeigt werden können, wenn die Deadline näher rückt.
Sie können außerdem auswählen, wessen Aufgaben Sie sehen möchten. Wenn Sie „Alle“ ausgewählt haben, sehen Sie die Aufgaben, die Sie selber erledigen müssen und zusätzlich alle Aufgaben die Sie überwachen müssen. Wenn Sie stattdessen den Namen eines Mitarbeiters auswählen, sehen Sie nur die Aufgaben des Mitarbeiters, die Sie überwachen müssen, oder, wenn Sie Ihren eigenen Namen auswählen, sehen Sie nur die Aufgaben, die Sie selber erledigen müssen. Die Einstellung „Nur Mitarbeiter“ zeigt Ihnen alle Aufgaben die Sie überwachen müssen.
Im Bereich Kategorien, können Sie auswählen, ob Sie nur Aufgaben, die mit bestimmten Kategorien versehen sind sehen möchten.
Die Schaltfläche „Anwenden“ lädt die Liste mit den gemachten Ansicht-Einstellungen neu.
In der Ansicht einer Aufgabe sehen Sie alle Daten einer Aufgabe, haben aber nicht die Möglichkeit die Aufgabe zu verändern. Sollten Sie der Ersteller oder der Überwacher der Aufgabe sein können Sie die Aufgabe über die Schaltfläche auf der linken Seite bearbeiten und falls notwendig löschen. Ansonsten haben Sie nur die Möglichkeit Notizen zur Aufgabe zu verfassen, um zu protokollieren, was Sie an der Aufgabe getan haben und Sie können Unteraufgaben als erledigt markieren, sofern vorhanden. Außerdem können Sie einen Wiedervorlagezeitpunkt festlegen, sollten Sie die Aufgabe aktuell nicht erledigen können und erst zu einem späteren Zeitpunkt wieder an die Aufgabe erinnert werden möchten.
Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben finden Sie auf der linken Seite die Schaltfläche „Abschließen“, mit der Sie die Aufgabe an den Überwacher weiterleiten können, damit dieser sie absegnen kann oder, wenn es keinen Überwacher gibt, wird die Aufgabe direkt archiviert.
Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen, indem Sie auf der Übersichtsseite auf neue Aufgabe drücken oder wenn Sie eine Aufgabe zur Bearbeitung öffnen landen Sie auf dem gleichen Formular.
In der Spalte „Grundlagen“ geben Sie einen Titel ein und haben die Möglichkeit detailliertere Informationen im Beschreibungsfeld einzutragen.
In der Spalte „Unteraufgaben“ können Sie Unteraufgaben anlegen. Die Häkchen vor der Unteraufgabe ist nicht dafür da, um zu markieren, dass die Unteraufgabe aktiv sein soll oder nicht, sondern zeigt, ob Sie als erledigt markiert ist oder nicht.
In der Spalte „Zeit“ können Sie unter Deadline den Tag festlegen, an dem die Aufgabe erledigt sein muss. Sie haben die Möglichkeit eine Aufwandseinschätzung in Stunden einzugeben, was Groupy hilft die Wichtigkeit der Aufgabe einzuschätzen und Sie können festlegen ab welchem Datum die Aufgabe dem Verantwortlichen zur Bearbeitung vorgelegt werden soll.
In der Spalte „Wichtigkeit“ können Sie Priorität der Aufgabe festlegen.
In der Spalte „Kategorien“ können Sie auswählen in welche Kategorien die Aufgabe fällt.
In der Spalte „Mitarbeiter“ geben Sie unter Verantwortlicher den Mitarbeiter an, der die Aufgabe zu erledigen hat und unter Überwacher geben Sie an, welcher Mitarbeiter die Aufgabe zur Überwachung und Absegnung vorgelegt bekommt.
In der Spalte „Wiederholungen“ können Sie angeben, ob sich die Aufgabe wiederholen soll, nachdem sie abgeschlossen wurde. Sollte eine Wiederholung eingetragen sein, wird die Aufgabe, nachdem sie abgeschlossen und, sofern notwendig, abgesegnet wurde, wird eine Kopie der Aufgabe wieder neu an den Mitarbeiter zugestellt.