DatenschutzDatenschutzDie Datenschutzgrundverordnung, die zum 25. Mai 2018 in Kraft tritt, bringt besondere Anforderungen an alle Unternhemen, die mit Daten von EU-Bürgern arbeiten. Diese Anforderungen umfassen in erster Linie
Wir haben Werkzeuge in Groupy intigriert, um Ihnen zu helfen, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Trotzdem muss an dieser Stelle erwähnt werden, dass nicht alle notwendigen Maßnahmen, um der Datenschutzgrundverordnung gerecht zu werden ein Softwarethema sind und nicht alle Notwendigkeiten von Groupy oder dieser Dokumentation abgedeckt werden und Sie sich in Eigenverantwortung informieren müssen. Bitte beachten Sie außerdem, dass das neue Gesetz noch Änderungen unterliegen kann, weshalb sich auch die Integration in Groupy und diese Dokumentation ändern kann.
Voraussetzung für diese Einstellungen ist das Recht "Datenschutzeinstellungen bearbeiten".
Verwenden Sie den Texteditor, um dort Ihre allgemienen Datenschutzhinweise zu hinterlegen. Diese beruhen den Artikeln 13, 14 und 21 der Datenschutzgrundverordnung und sollten jeden Kunden beim ersten Kontakt zur Verfügung gestellt werden. Diese Datenschutzhinweise müssen auch beim Kontaktformular Ihrer Homepage verlinkt sein. Mit dem Häkchen über dem Textfeld können Sie das Programm anweisen diese Datenschutzhinweise in jede E-Mail einzufügen, die an eine Person rausgeht, die die Datenschutzhinweise noch nicht bekommen hat. Automatisch wird dann gespeichert, dass die Hinweise verschickt wurden und wann.
Voraussetzung für diese Einstellungen ist das Recht "Datenschutzeinstellungen bearbeiten".
Das Anfordern und Speichern von Einwilligungen ist eine der wichtigsten neuen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung. Das ist grundlegend nicht neu aber ab dem 25. Mai 2018 sind die Strafen für Nichtbefolgung deutlich höher. Diese Einwilligungen sind immer dann notwendig, wenn man die personenbezogenen Daten eine Person dauerhaft speichern und verarbeiten möchte oder man Ihr Werbung per E-Mail zukommen lassen will.
Diese Einwilligungen können direkt über Groupy angefordert, eingeholt und gespeichert werden. Um dies tun zu können, müssen Sie als Erstes eine neue Vorlage anlegen. Benutzen Sie dafür die Schaltfläche "Neue Vorlage". Auf dem Formular, dass sie jetzt sehen müssen Sie als Erstes das Anschreiben vorbereiten, dass der Betroffene per E-Mail bekommt, wenn Sie eine Einwilligung von ihm einfordern. Direkt unter Ihrem E-Mail Text wird eine grüne Schaltfläche erzeugt, mit der der Betroffene zur Einwilligungsseite kommt. Die Beschriftung dieser Schaltfläche können Sie über das Feld "Beschriftung für Knopf" anpassen.
Im zweiten Bereich des Formulars geben Sie den gesamten Einwilligungstext an. Nach Datenschutzgrundverordnung sollten an dieser Stelle auch alle Angaben aus Artikel 13 wiederholt werden und gegebenenfalls angepasst werden, um dem Zweck der Einwilligung zu entsprechen. Diesen Text bekommt der Betroffene auf eine Webseite angezeigt, die er erreicht, nachdem er auf die Schaltfäche aus der E-Mail geklickt hat. Unter dem Einwilligungstext wird wieder eine Schaltfläche angezeigt, dessen Beschriftung Sie über das Feld "Beschriftung für Knopf zur Einwilligung" festlegen können. Mit einem Klick des Betroffenen auf diese Schaltfäche wird eine Einwilligung im System generiert und gespeichert und zusätzlich kann Groupy vergefertigte Ationen ausführen, die im nächsten Schritt eingestellt werden können.
Die nachfolgenden Auswahlfelder geben an, was Groupy automatisch tun soll, sobald eine Einwilligung gegeben wurde. Hier kann eingestellt werden, was mit der Ablaufzeit der Person passieren soll, ob der Person eine Kategorie gegeben werden soll und ob diese Einwilligung eine Einwilligung für Werbung oder Immobilienangebote darstellt. Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass sie Änderungen am Ablaufdatum und die Werbe- und Immobilieneinwilligung auch im Text eindeutig mit dem Kunden vereinbart wird.
Jetzt können Sie die Vorlage speichern und benutzen, wie nachfolgend behandelt wird.
Wenn Sie eine Person aus den Adressen öffnen und in das Bearbeiten wechseln, finden Sie in der letzten Spalte den Bereich für den Datenschutz. Hier finden Sie die Schaltfläche "Einwilligung einholen...". Wenn Sie diese Schaltfläche klicken öffnet sich ein Popup mit weiteren Anweisungen und der Möglichkeit die Vorlage auszuhählen, die verwendet werden soll.
In der letzten Spalte der Personenbearbeitung finden Sie auch die Felder, um anzugeben, wann die Person die Datenschutzhinweise bekommen hat, falls Sie dies von Hand gemacht haben. Sie können ein Ablaufdatum angeben, damit Sie kontrollieren können, wann die Person gelöscht werden muss, um der Datenschutzgrundverordnung gerecht zu werden. Das letzte Feld können Sie benutzen, um die Quelle der Daten anzugeben, dies ist notwendig, wenn Sie die Daten nicht selbst vom Kunden erhoben haben. Dies trifft zum Beispiel zu, wenn Sie eine Adressliste kaufen oder Sie die Daten über einen LEAD erhalten haben. In einem solchen Fall schreibt Artikel 14 vor, dass die Quelle der Daten in der Datenschutzerklärung angegeben ist, was Groupy automatisch macht.
Sie haben mit Groupy die Möglichkeit E-Mails zu verschlüsseln. Dies ist immer dann Pflicht, wenn die E-Mail personenbezogene Daten enthält. Ein konkretes Beispiel dafür ist der Versand von Rechnungen an Privatpersonen, da diese immer den Namen und die Anschrift der Person enthalten.
Die Verschlüsselung aktivieren Sie, indem Sie beim Schreiben einer E-Mail auf "Verschlüsselt senden..." drücken. Die Verschlüsselung hat allerdings einige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, ansonsten wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie auf "Verschlüsselt senden..." drücken. Diese Voraussetzungen sind:
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind sehen Sie nach einem Klick auf "Verschlüsselt senden..." eine Auswahl von Passwörtern, die der Empfänger haben muss, um die E-Mail öffnen zu können. Wählen Sie ein Passwort aus und die E-Mail wird sofort verschlüsselt verschickt.
Nach dem 25. Mai 2018 ist es nicht mehr erlaubt jemandem Immobilien zuzusenden, die er nicht angefragt hat, es sei denn, er hat dazu eine Einwilligung gegeben. Aus diesem Grund ändert sich im Makelnbereich die Trefferfindung in der Hinsicht, dass Interessenten nur bei den Immobilien auftauchen, die sie direkt angefragt haben und sobald eine Einwilligung vorhanden ist wird der Suchauftrag aktiviert und der Interessent bekommt alle passenden Immobilien angeboten.
Diese EInwilligung muss nicht immer von Hand angefordert werden. Wenn Sie dem Interessent ein Exposé zugesendet haben dann findet die Person dort die Schaltfläche "Ähnliche Immobilien anfordern...". Diese Schaltfläche bringt den Interessent zu der Seite, auf der er die Immobilien-Einwilligung, die Sie auch per E-Mail verschicken würden angezeigt bekommt und bestätigen kann. Auf diese Weise besteht eine realistische Möglichkeit, dass die Interessenten die Einwilligung von alleine geben und keine zusätzliche Aktion notwendig ist.