E-MailsE-MailsDie E-Mails finden Sie im Hauptmenü auf der linken Seite als Icon mit vielen Brifen in einer Box und der Aufschrift "E-Mails".
Wenn Sie das Modul betreten sehen Sie je nach dem wie breit Ihr Bildschirm ist, entweder eine Liste mit allen E-Mail-Konten auf die Sie Zugriff haben oder Sie sehen eine 3-spaltige Ansicht, die der von Outlook ähnelt.
In der Liste der E-Mail-Konten sehen Sie pro Konto eine Überschrift für das Konto und darunter finden Sie die Ordner des Kontos:
Durch einen Klick auf den jeweiligen Ordner gelangen Sie in die Liste der E-Mails, die sich in diesem Ordner befinden.
Die E-Mails werden in chronologischer Reihenfolge von neu nach alt aufgelistet. Das bedeutet, dass neue E-Mails immer oben angezeigt werden. Ungelesene E-Mails werden mit einem fetten Betreff und einem gelben Stern in der untersten Zeile dargestellt. Sie sehen außerdem den Zeitpunkt, wann die E-Mails eingegangen ist und die ersten paar Worte des Inhalts. Darunter finden Sie eventuell ein paar Icons, die Ihnen ein paar weitere Informationen über die E-Mail geben, wie zum Beispiel, ob die E-Mail beantwortet oder weitergeleitet wurde oder ob es einen Anhang daran gibt.
Indem Sie auf die E-Mail klicken landen Sie in der E-Mail. Hier gibt es einen Unterschied zwischen der einspaltigen und dreispaltigen Ansicht:
In der Vorschau sehen Sie die E-Mail in einer vereinfachten Version, in der viele Formatierungen und Bilder ausgeblendet werden. Dies dient in erster Linie Ihrem Schutz. In dieser Vorschau ist es unmöglich, dass der Absender mitbekommt, dass Sie die E-Mail geöffnet haben und es ist unmöglich, dass Sie sich über Bilder oder andere Inhalte der E-Mail Viren einfangen. Um direkt die vollwertige E-Mail zu öffnen können Sie in der Liste einen Doppelklick auf die E-Mail machen oder in der Vorschau auf den gelb hinterlegten Link am oberen Rand der E-Mail drücken.
Oben links finden Sie den Absender und alle bekannten Empfänger der E-Mail. Sofern der Absender in den Adressen vorhanden ist, wird nicht nur die E-Mail-Adresse angezeigt, sondern die Visitenkarte der Person.
Rechts daneben finden Sie eine Spalte mit Anhängen, sofern vorhanden. Die können Sie mit einen Linksklick öffnen und mit einem Rechtsklick herunterladen.
Unter diesen beiden Spalten finden Sie eine graue Leiste mit verschiedenen Funktionen darauf:
Unter der Funktionsleiste finden Sie den eigentlichen E-Mail Inhalt mit Datum des Eingangs, Betreff und Nachricht. Wie oben bereits erwähnt zeigt die Vorschau die Nachricht nur in einer vereinfachten Version ohne Bilder und mit wenig Formaierung. Sollte Ihnen diese Version der E-Mail nicht ausreichen finden Sie über der Nachricht einen gelb hinterlegten Link, der Sie zur vollständigen Version der E-Mail bringt.
Wenn Sie die E-Mail in vollem Umfang anschauen finden Sie die gleichen Funktionen, wie in der Vorschau, nur dass diese jetzt nicht über der E-Mail in der grauen Funktionsleiste sind, sondern im Menü auf der linken Seite. Sie sehen die E-Mail nun in vollem Umfang, mit allen Bildern und Formatierungen. Ansonsten unterscheidet sich die vollständige Ansicht der E-Mail nicht von der Vorschau, weshalb wir hier nicht nochmal gesondert auf alle Elemente eingehen werden.
Um eine E-Mail zu verfassen klicken Sie in der Übersichtsseite der E-Mails im Menü auf der linken Seite auf "Neue E-Mail". Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine neue E-Mail verfassen können.
In der ersten Spalte können Sie festlegen, wer der Abesender der E-Mail sein soll und wer die Empfänger der E-Mail sein sollen. Bei den Absendern haben Sie nur die E-Mail-Adressen zur Verfügung für die Sie die E-Mails auch abrufen dürfen. Darunter können Sie einen Empfänger eingeben. Sie können dies entweder tun, indem SIe direkt eine E-Mail-Adresse eingeben, oder Sie benutzen das Feld als Suchfeld und geben einen Namen ein. Passende Treffer in Ihren Adressen werden Ihnen dann als Empfänger vorgeschlagen und Sie können deren E-Mail-Adresse per Klick übernehmen. Sie können für jeden Empfänger auswählen, ob er die E-Mail als direkter Empfänger, als Kopie oder als Blindkopie bekommt und Sie können über die Schaltfläche "Empfänger hinzufügen" weitere Zeilen einblenden, damit Sie mehrere Empfänger eingeben können.
Wenn Sie ausschließlich direkte Empfänger eintragen wird Groupy jedem Empfänger eine eigene E-Mail zustellen, in der nicht ersichtlich ist, dass die E-Mail auch andere Leute bekommen haben. Dies ist sehr nützlich, wenn Sie eine Information an mehrere Kunden verschicken möchten. In einem solchen Fall möchten Sie natürlich nicht, dass die Kunden wissen, wer diese E-Mail noch bekommen hat. Wie bereits erwähnt ist diese Funktion aber nur Verfügbar, wenn AUSSCHLIESSLICH direkte Empfänger eingetragen sind. Sobald ein Kopie- oder Blindkopie-Empfänger eingetragen wird, wird die E-Mail auf dem herkömmlichen Wege verschickt und alle direkten Empfänger und Kopieempfänger sehen alle anderen Empfänger. Wir weisen darauf hin, dass wir keine Haftung für diese Funktion übernehmen können.
In der mittleren Spalte geben Sie einen Betreff und eine Nachricht ein. Sie können beim Verfassen der Nachricht auf verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zurückgreifen, ähnlich denen eines Textverarbeitungsprogramms. Direkt unter dem Inhalt können Sie Ihre Signatur sehen und können auszuwählen, ob Sie Ihre Signatur unter der Nachricht anhängen wollen. Außerdem können Sie, sofern Sie gerade eine Beantwortung oder Weiterleitung verfassen auswählen, ob die Originalnachricht an die E-Mail angehängt werden soll. Alternativ können Sie E-Mail-Vorlagen vorbereiten und über die Schaltfläche im Menü auf der linken Seite verwenden. Wenn Sie eine Vorlage zur Verwendung auswählen wird der bisherige Inhalt der E-Mail überschrieben.
In der letzten Spalte können Sie der E-Mail Anhänge beifügen. Diese Anhänge können Sie entweder von Ihrem Compter auswählen oder direkt aus der Datenablage.
Im Menü auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit die E-Mail zu verschicken oder die automatische Versendung der E-Mail auf einen späteres Zeitpunkt zu legen. Wenn Sie einen späteres Zeitpunkt für den Versand auswählen wird die E-Mail in Ihrem Postausgang abgelet und erhöt einen Verweis, für wann der Versand geplant ist. Groupy wird sich dann bemühen, die E-Mail möglichst kurz nach dem eingestellten Zeitpunkt zu verschicken.
Sie können die E-Mail über die entsprechenden Schaltflächen im Menü in den Entwürfen speichern und die E-Mail wieder löschen.
Wenn Sie eine E-Mail in den Entwürfen gespeichert haben oder eine E-Mail noch im Postausgang liegt, weil sie entweder nicht verschickt werden konnte oder ihre Versendung für einen späteren Zeitpunkt geplant ist, dann können Sie die E-Mail in der Liste per Doppelklick oder über den gelb hinterlegten Bearbeiten-Link in der Vorschau öffnen. Dadurch landen Sie wieder in der Ansicht, die Sie auch vom Verfassen einer E-Mail kennen. Sie können die E-Mail jetzt verändern oder komplett löschen. Wenn die E-Mail auf einen späteres Zeitpunkt geplant war, müssen Sie dies wieder neu einstellen.